Selbstorganisation 2025

Ich bin ein strukturierter und organisierter Mensch. Dabei verfolge ich jedoch keine starren Dogmen, sondern prüfe und variiere meine Prozesse regelmäßig. Über die Jahre ist mein Prozess zur Selbstorganisation diverse Male angepasst, optimiert, aufgebläht und wieder reduziert worden. Dies ist nun eine Momentaufnahme, wie ich mich aktuell organisiere.

Meine Selbstorganisation besteht aus unterschiedlichen Bausteinen, die alle mehr oder minder ineinander übergreifen.

Kalender

Ein gemeinsamer Kalender ist in der Familie unerlässlich, auch wenn dieser lediglich von meiner Frau und mir genutzt wird, derweil die Katzen weiterhin strikte verweigerer sind. Dennoch reichen bereits zwei Personen aus, um von einem geteilten Kalender zu profitieren. Als Lösung setzen wir Google Calendar ein, da er simpel und einfach für meine Frau verfüg- und nutzbar ist. Ich knirsche ob des Datenschutzes ein wenig mit den Zähnen, beuge mich aber dennoch ob der Akzeptanz und Nutzung.

Obschon wir im Google Calendar beide auch unsere privaten Kalender haben, wird eigentlich nur der gemeinsame Kalender bestückt, damit wir gegenseitig einen Überblick auf Termine, Verpflichtungen oder gemeinsame Unternehmungen haben.

To-Do Liste

Unsere digitale To-Do Liste ist TickTick. Dort haben meine Frau und ich jeweils einen Pro-Account, der uns unbegrenzt viele Listen und Aufgaben erlaubt. Unsere Nutzung variiert hier sicherlich massiv, derweil ich fast schon exzessiv Listen für jeden Themenbereich anlege, hat meine Frau nur eine private Liste. Gemeinsam pflegen wir dort dann aber unsere Einkaufsliste, Projekte für Haus und Garten, Haushalt, eine Liste mit Rezept-Ideen und unterminierten Freizeitaktivitäten.

TickTick bietet mitunter Import-Möglichkeit aus .ics-Kalenderdateien. Anfang des Jahres ziehe ich den Kalender unseres regionalen Entsorgers mit den Müllabholungsterminen für das Jahr. Diese Datei wird regulär in unseren Google Calender importiert. Mit einem kleinen Python-Skript verschiebe ich die Abholungstermine um einen Tag vor und importiere diese geänderte .ics-Datei als Aufgaben in TickTick. Dadurch habe ich immer einen Tag vor der Abholung die Aufgabe, dass ich die entsprechende Mülltonne an die Straße stelle.

Bullet Journal

Früher habe ich ein Bullet Journal nach klassischer Methodologie geführt. Heute ist es primär ein zukunftsgerichtetes Planungswerkzeug mit partiellem Journaling-Anteil. Sprich: Sonntags setze ich mich an den Schreibtisch und erstelle eine Doppelseite für die kommende Kalenderwoche. Dort werden zunächst die wichtigen Termine der Woche notiert. Darunter folgen dann Abschnitte für jeden Tag, wo die Termine und Aufgaben des Tages notiert werden. Hier hilft mir die Sieben-Tage-Übersicht aus TickTick, dass ich einen Überblick bekomme. Bei der Erstellung der Übersicht lasse ich immer ein wenig Platz, dass ich am jeweiligen Tag noch ein paar Notizen machen kann. Folgend auf diese Übersicht, kommen noch zwei Sektionen: Carry-Over Items: Aufgaben, die in der letzten Woche nicht geschafft wurden. Und Bucket: Aufaben die vielleicht diese, oder nächste Woche gemacht werden könnten.

Im Rahmen dieser Wochenplanung werden auch die Carry-Over Items und Buckets der letzten Woche betrachtet. Dinge, die wichtig oder dringend sind, werden eingeplant oder in die aktuelle Woche übernommen. Anderes wandert für spätere Abarbeitung in TickTick.

Als Ergebnis liegt das Notizbuch immer offen auf meinem Schreibtisch und erlaubt uns beiden durch einen kurzen Blick, die anstehenden Aufgaben und Termine im Auge zu haben.

Notizen, Journal, Logbuch

Auch wenn wir beide daraus Nutzen ziehen, ist der letze Baustein meiner Methodologie primär von mir und für mich: Digitale Notizen. Wie gesagt: Früher habe ich das klassisch im Bullet Journal gemacht. Allerdings fand ich Migrationen, Retrospektiven und auch Recherche analog immer etwas mühselig. Darum bin ich mittlerweile (wieder) digital. Auf dem Smartphone läuft Obsidian, damit ich unterwegs und jederzeit Notizen machen kann. Durch das Plugin Remotely Save werden die Notizen per WebDAV an meinen Heimserver übertragen - oder umgekehrt zurücksynchronisiert. Am Rechner arbeite ich meist direkt mit ranger und vim per ssh auf dem Heimserver.

Dabei ist meine Methodology ähnlich: In der jeweiligen Tagesdatei notiere ich mir morgens früh die anstehenden Termine des Tages und meine geplanten Aufgaben. Darunter folgen dann Notizen über den Tag verteilt. Manchmal kommen einzelne Notizen auch in dedizierte Themen-Dateien, manchmal verschlagworte ich Einträge auch mit Hashtags. Dank CLI-Tools wie fzf oder ripgrep finde ich das meiste aber auch so in den Textdateien wieder, wenn ich es brauche.

Mir ist durchaus bewusst, dass die Pflege von Terminen und Aufgaben in Google Calendar/TickTick und den Tagesdateien durchaus doppelte Buchführung ist. Der Prozess hilft mir aber, dass ich mir der Aufgaben und Termine auch bewusst bin.

TLDR

Kalender, Aufgaben-Listen, Notizen und Wochenplanung. Alles kein Hexwerk und eigentlich die Grundprinzipien der Selbstorganisation. Dabei sind die genutzten Werkzeuge eigentlich flexibel austauschbar und der administrative Mehraufwand überschaubar. Gerade die manuellen Prozesse wie die Erstellung des Wochenplans oder tägliche Übersicht um Aufgaben und Termine helfen mir, dass ich die Dinge auch im Kopf habe und nicht einfach vergesse. Am Ende haben sich alle Bausteine in ihrer Grundform über Jahre bei uns bewährt und durch stressige Phasen und komplexe Projekte geholfen.

Post-Scriptum

Auch wenn die Werkzeuge etwas anders sind, nutze ich ähnliche Methodologien auch beruflich und in meinem Team. Da ist der gemeinsame Kalender halt nicht in Google Calendar, sondern in Outlook und Teams, die Aufgaben nicht in TickTick, sondern Jira und die Notizen strecken sich über Confluence (für alle) und Obsidian (für mich), aber das Prinzip ist das gleiche.